03
Hoofdcontactmoment 3 van 10
Toelating & administratie
"Zo simpel als bol.com"
Formeel binnen geraken · Gefrustreerd bij elke administratieve drempel
Invulling
Wat omvat dit contactmoment?
De sub-schakels waarop dit hoofdmoment landt in de student-ervaring.
Toelatingsvoorwaarden
- —Diploma-validatie
- —Buitenlandse diploma's
- —Taalcertificaten
- —Vrijstellingen
- —EVC / EVK
Administratieve flows
- —Account aanmaken
- —Documentupload
- —Identiteitscontrole
- —Inschrijvingscontract
- —Betalingsregeling
Internationale studenten
- —Visa
- —Verblijfsdocumenten
- —Verzekering
- —Gemeente-inschrijving
Procesmatige aanpak
Onze checklist voor dit moment
Hoe de marketingverantwoordelijke dit moment samen met de diensten in vier fasen aanpakt.
Fase 01
Diagnose
- Doorlooptijd per dossiertype meten
- Top-5 redenen incomplete dossiers identificeren
Fase 02
Ontwerp
- Inschrijvingsflow herwerken tot < 12 min digitaal
- Status-tracking zoals een pakje: ‘waar zit mijn dossier?’
- Vrijstellingen/EVC: vast traject met deadlines
Fase 03
Implementatie
- Documentupload met automatische validatie
- Proactieve mails bij ontbrekende stukken
- International student concierge (1 contactpunt)
Fase 04
Meten & bijsturen
- First-time-right % en time-to-enrollment
- Drop-off per stap in de flow
Eigenaarschap: Studentenadministratie trekt, in nauwe samenwerking met ICT, International Office, Marketing. Marketing & Dienstverlening bewaken samen de student-ervaring én de KPI's.
Kanalen
Waar speelt dit zich af?
Online dossierHelpdeskInternational officeE-mailTelefoon
Lens
Onze 8-puntenanalyse
01Doel van de student
02Emotionele toestand
03Belangrijkste vragen
04Kanalen
05KPI's
06Eigenaarschap intern
07Data & signalen
08Risico op uitval of frustratie
KPI's
Hoe meten we vooruitgang?
Time-to-enrollment
Drop-off inschrijvingsflow
Aantal incomplete dossiers
Doorlooptijd dossier
First-time-right %
Digitale completion rate
Risico
Wat als we niets doen?
Verlies van gemotiveerde studenten in de papiermolen.